Кейсы по управлению запасами и закупками

Клиент – коммерческая компания, поставщик мебельных тканей – обратился с задачей оптимизации процессов закупок и управления запасами. Отдел продаж регулярно фиксировал дефицит ходовых позиций, тогда как на складах накапливались избыточные запасы.

Проведён предварительный аудит показал, что почти $500K средств было заморожено в запасах, а около $300K приходилось на низкорентабельные или неликвидные позиции.

В основе проблемы лежала неэффективная система планирования и безответственная процедура размещения заказов на поставку.

Она не учитывала сезонные колебания спроса и приоритеты отдела продаж, что приводило к частым недопоставкам ключевых товаров и накоплению медленно оборачиваемых запасов.

Мы провели комплексный аудит процесса закупок, изучили методики расчёта потребностей и алгоритмы оформления заказов. Были подробно описаны текущие бизнес-процессы и выявлены жалобы отдела продаж на отсутствие ключевых товаров. Одновременно проведён анализ остатков и товаров в пути, а также ABC/XYZ-анализ ассортимента.

Детальный анализ спроса показал, что примерно 20% номенклатуры обеспечивает львиную долю выручки, тогда как значительный объём средств был задействован в низкодоходных позициях. Это позволило сформулировать рекомендации и выработать план оптимизации закупок и запасов.

На основе выводов аудита разработаны и внедрены новые инструменты управления запасами:

• Группировка ассортимента на A/B/C/D‑группы по спросу и прибыльности, чтобы фокусироваться на приоритетных товарных категориях и присвоить нормы минимальных запасов к каждой группе.
• Внедрение системы планирования продаж для прогнозирования спроса на основе исторических данных и рыночных трендов.
• Проведено обучение сотрудников отделов продаж методикам и инструментам планирования продаж.
• Внедрение системы планирования закупок с автоматическим расчётом оптимальных объёмов заказов и сроков их размещения.
• Настройка прозрачной процедуры формирования заказов: унификация правил оформления заявок, чёткое распределение ролей и регламентация согласований.

Принятые решения позволили компании стабилизировать процессы и улучшить финансовые показатели. За 8 месяцев после внедрения мер складские запасы сокращены до целевого уровня, что освободило порядка $500K оборотного капитала.

Процесс формирования заказов отлажен и прозрачен, что снизило риск дефицита ключевых позиций и обеспечило своевременную поставку востребованных товаров. Упорядоченное планирование помогло избежать накопления неликвидов, повысить оборачиваемость запасов и улучшить выполнение клиентских заказов.

Кроме того, усилилась координация между отделами продаж и закупок, что ускорило реакцию компании на изменения спроса. Благодаря высвобождению оборотного капитала компания получила дополнительные ресурсы для развития бизнеса. Компания смогла быстрее адаптироваться к колебаниям спроса и расширять ассортимент без риска накопления лишних товаров.

В долгосрочной перспективе это укрепило конкурентные преимущества и рентабельность бизнеса.

В итоге компания получила чёткую систему управления закупками и запасами, которая повысила эффективность бизнеса и дала ощутимый экономический эффект за счёт высвобождения средств, сокращения операционных затрат и повышения удовлетворённости клиентов.